書類管理機能とは
書類管理機能とは、マイサイン（mysign）で締結した契約書やその他の書類をマイサイン上で保管・管理できる機能です。
電子契約で締結した契約書だけでなく、すでに保有している契約書や書類もまとめて管理することができます。
紙の契約書やPDFの書類をバラバラに保管するのではなく、マイサインに集約することで、書類の管理や検索がしやすくなります。
契約とあわせて管理する書類
書類管理機能では、例えば次のような書類も合わせて保管できます。
- 契約書
- 申込書
- 合意書
- 同意書
- その他のPDF書類
契約に関連する書類をまとめて管理することで、内容の確認や管理がしやすくなります。
書類管理機能でできること
マイサイン（mysign）の書類管理機能では、契約書以外の書類も含めてPDF形式で保管・管理することができます。
- 契約書・申込書・同意書などのPDF書類のアップロード
- 書類の一覧管理（契約とは別に保管）
- 必要な書類の検索・確認
- 業務に関連する書類の一元管理
契約に関連する書類をまとめて管理することで、内容の確認や管理がしやすくなります。
保存ストレージに含まれるのは、書類管理機能にアップロードしたPDFも対象です。ストレージ容量が上限に達すると、新たに書類のアップロードや契約送信ができなくなります。
関連記事：保存ストレージとは
関連記事：新しい書類を保管する流れ・設定方法
書類管理での検索項目
マイサイン（mysign）の書類管理機能では、保存した書類を検索することができます。
書類管理では、以下のような項目で書類を検索することができます。
- 書類タイトル
- 契約者(会社名／屋号・個人名)
- 契約日
- 契約金額
※マイサインで締結した書類は、「氏名」「部署名」「メールアドレス」でもフリー検索が行えます。
これにより、必要な書類をすぐに見つけることができます。
この検索機能は、電子帳簿保存法における「検索機能の確保」に対応するための重要な要素です。（参照：電子帳簿等保存制度特設サイト/国税庁）電子帳簿保存法とは、帳簿や書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。
管理された書類のダウンロード等
マイサイン（mysign）の書類管理機能でアップロードした書類は、システム上で安全に保管され、いつでも確認・管理することができます。
また、複数の書類をまとめてダウンロード（一括ダウンロード）することも可能なため、バックアップや社内共有にも活用できます。書類は10年、長期的に保管されます。10年経過後の取り扱いについてはお客様と相談のうえ、決定いたします。