保管書類の管理項目をCSVでダウンロードする方法

マイサイン（mysign）では、「保管書類」一覧にある「管理項目CSVダウンロード」から、契約情報と管理項目をCSVファイルとしてダウンロードできます。

契約終了日や管理タグなどをExcelで一覧確認したい場合や、書類の管理台帳を作成する場合に便利です。書類のPDFファイルをダウンロードする機能ではなく、書類情報を一覧表として出力する機能です。

このページでは、CSVのダウンロード手順、出力対象、CSVに含まれる12項目、PDFの一括ダウンロード（ZIP）との違いを説明します。

1. 管理項目CSVをダウンロードする手順

1. マイサインにログインし、管理画面から「保管書類」を開きます。
   
2. 必要な書類だけを出力したい場合は、あらかじめ検索や絞り込みで対象を指定します。すべての書類を出力する場合は、検索・絞り込みを行う必要はありません。
   
3. 保管書類一覧の上部にある「管理項目CSVダウンロード」をクリックします。
   
4. CSVファイルがダウンロードされます。ダウンロードしたファイルをExcelなどの表計算ソフトで開いて、内容をご確認ください。

2. CSVに出力される書類の範囲

CSVに出力されるのは、検索・絞り込み条件に該当するすべての書類です。画面に表示されているページや、書類のチェックボックスで選択した件数には左右されません。

例えば、保管書類が100件あり、そのうち「契約終了日」で絞り込んだ結果が35件だった場合、CSVには35件すべてが出力されます。画面に表示されているのが最初の20件だけでも、残り15件を含めて出力されます。

3. CSVの対象になる書類の種類

次の4種類が対象です。1つの書類につき1行で出力されます。

• 通常契約で締結した契約書
• 公開契約で締結した契約書
• 対面契約モードで締結した契約書
• マイサインにアップロードした保管書類

4. CSVに出力される12項目

CSVには、各書類について次の12項目が出力されます。

5. CSVのファイル形式と複数データの表示方法

• ファイル形式：CSV形式
• 文字コード：UTF-8（BOM付き）。日本語の項目をExcelで扱いやすい形式です。
• 行数：1書類につき1行
• 未登録の情報：空欄
• 複数の情報：1つのセル内に「｜」（全角縦線）で区切って出力

複数の契約相手氏名・メールアドレス・管理タグがある場合は、1つのセルに「｜」で区切ってまとめられます。

例えば、1件の書類に管理タグ「重要」「更新確認」が付いている場合は、管理タグの欄に「重要｜更新確認」と表示されます。複数の契約相手がいる場合も、書類の行を増やさずに同じセル内へまとめて出力されます。

6. 「一括ダウンロード（ZIP）」との違い

「管理項目CSVダウンロード」と、保管書類の「一括ダウンロード（ZIP）」は、取得できる内容と対象の選び方が異なります。

契約情報をExcelなどで管理したい場合はCSV、契約書PDFをまとめて保存したい場合はZIPをご利用ください。

PDFの一括ダウンロードの操作方法は、「保管書類一覧から書類を一括ダウンロードする」をご確認ください。

よくある質問

書類を選択していないのにCSVをダウンロードできますか？

はい。CSVの出力対象はチェックボックスの選択ではなく、検索・絞り込み条件によって決まります。条件を指定していなければ、保管書類の全件が出力対象です。

検索結果が何ページもある場合、表示中のページだけがダウンロードされますか？

いいえ。検索条件に該当する書類が複数ページに分かれていても、該当するすべての書類がCSVに出力されます。

管理タグや契約終了日が設定されていない書類も出力されますか？

はい。検索条件に該当していれば出力されます。未設定の項目はCSV内で空欄になります。

CSVのダウンロードに50件の上限はありますか？

ありません。最大50件という制限は、PDFファイルをまとめて取得する「一括ダウンロード（ZIP）」に適用されるものです。管理項目CSVダウンロードには適用されません。

メンバーも管理項目CSVをダウンロードできますか？

はい。メンバーがCSVダウンロードを行った場合、その操作はメンバーの操作履歴に記録されます。

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