メンバーが契約書を送信した場合、送信者や作成者はどうなりますか？
マイサイン（mysign）では、メンバーも契約書を作成・送信できます。その際、契約相手に表示される「送信者」と、実際に契約書を作成・送信した「操作ユーザー」は別々に管理されます。
メンバーが操作したという理由だけで、契約相手向けの送信者名が自動的にそのメンバーの氏名へ切り替わることはありません。
契約相手に表示される送信者は誰になりますか？
契約相手に表示される送信者情報には、契約書の作成時に選択した「ロゴ・送信者設定」が使用されます。
たとえば、メンバーの田中さんが契約書を送信するときに、登録済みの「株式会社〇〇 営業部」という送信者設定を選んだ場合、契約相手には選択した「株式会社〇〇 営業部」の送信者情報が使用されます。送信操作を行った田中さんの名前に、自動で変更されるわけではありません。
送信者設定には、表示名、氏名・担当者名、返信先メールアドレス、ロゴ、メール署名などがあります。契約時に使用したい設定を確認してから送信してください。
実際に作成・送信したメンバーの情報は残りますか？
はい。マイサインでは、実際に作成・送信などの操作を行ったユーザーを内部記録として保存します。
各契約・保管書類には、作成・送信などを行ったユーザーのID・氏名・メールアドレスを記録します。契約相手への送信者表示とは区別して管理されます。
| 区分 | どの情報が使われますか？ |
|---|---|
| 契約相手に表示する送信者 | 契約書の作成時に選択した「ロゴ・送信者設定」の情報 |
| 実際の作成者・送信操作を行ったユーザー | 操作を実行したオーナーまたはメンバーのユーザー情報 |
| 契約書や保管書類の保存先 | オーナーの利用環境 |
オーナーは、どのメンバーが送信したか確認できますか？
はい。オーナーは「設定」→「メンバー管理」の操作履歴から、メンバーによる契約書の作成・送信などの履歴を確認できます。
操作履歴には、操作日時、メンバーの氏名・メールアドレス、操作内容、対象書類などが記録されます。
なお、操作履歴の保存期間は操作日から180日間です。一方、各契約・保管書類に記録される作成・送信等の操作ユーザー情報は、操作履歴とは別に契約データとともに保持されます。
詳しくは、「メンバーを管理・削除する方法」をご確認ください。
メンバーが削除・脱退した場合、契約書や作成者の記録はどうなりますか？
メンバーを削除したり、メンバー本人が脱退したりしても、そのメンバーが作成・送信した契約書や保管書類は削除されません。オーナーの利用環境に残ります。
また、各契約・保管書類に保存された作成・送信等の操作ユーザー情報も、メンバーの削除・脱退や操作履歴の180日間の保存期間とは別に保持されます。
削除・脱退したメンバー本人は、以前の利用環境の契約書や保管書類にアクセスできなくなります。
よくある質問
メンバーが送信すると、契約相手にはメンバーの個人名が表示されますか？
自動的には表示されません。契約相手に表示される送信者情報は、契約書作成時に選択した「ロゴ・送信者設定」によって決まります。
契約相手への表示は会社名にしたまま、誰が送ったか記録できますか？
はい。会社名などを送信者として設定していても、実際に作成・送信を行ったメンバーの情報は内部記録として別に保持されます。
メンバーが作った契約書は、そのメンバー個人のアカウントに保存されますか？
いいえ。契約書・下書き・保管書類はオーナーの利用環境に保存され、メンバーと共有して利用します。